Ratgeber für Unternehmer
Kassensystem wechseln: so bleibt der Umstieg übersichtlich
Ein Wechsel gelingt besser, wenn Sortiment, Geräte und Zuständigkeiten vor dem ersten Verkauf geklärt sind. Diese Checkliste hilft bei der Vorbereitung und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Die Checkliste vor dem Wechsel
1. Verkaufsablauf erfassen
Notieren Sie Artikel, Warengruppen, Preislogik, Rabatte, offene Rechnungen, Zahlungsarten und die Zahl der Kassenplätze. Bei Gastronomie kommen Tische, Außer-Haus-Geschäft und Druckwege hinzu.
2. Vorhandene Daten sichern
Klärung vor dem Wechsel verhindert spätere Lücken: Welche Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und Berichtsdaten werden weiter benötigt? Bewahren Sie Unterlagen und Daten nach den für Ihren Betrieb geltenden Vorgaben auf.
3. Technik abstimmen
Scanner, Bondrucker, Kassenschublade, Kundendisplay, Waage und Kartenterminal müssen zur Kasse und zum Arbeitsplatz passen. Testen Sie typische Verkäufe vor dem Start.
4. Start vorbereiten
Legen Sie einen Umstellungstermin mit ruhigerem Geschäftsbetrieb fest. Eine kurze Einweisung für Mitarbeitende und klare Ansprechpartner helfen, wenn beim Start Fragen auftauchen.
Vor der Abschaltung: alte Kassendaten vollständig sichern
Die alte Kasse darf nicht einfach vom Strom getrennt und entsorgt werden. Vor der Außerbetriebnahme muss geklärt sein, wie Kassendaten, TSE-Daten, Berichte und die Systemdokumentation dauerhaft aufbewahrt und bei einer Prüfung bereitgestellt werden können.
- DSFinV-K-Datenexport prüfen und sichern
- TSE-Daten und Status dokumentieren
- Programmier- und Verfahrensunterlagen aufbewahren
- Zugriff auf alte Daten praktisch testen
Stammdaten nicht ungeprüft übernehmen
Ein Systemwechsel ist die Gelegenheit, gewachsene Fehler zu bereinigen. Artikel, PLUs, Warengruppen, Steuersätze, Barcodes, Zahlarten, Benutzer und Druckwege sollten vor dem Import kontrolliert werden. Grobe Sammelgruppen aus einer alten Registrierkasse gehören nicht automatisch in das neue System.
Mehr zur Einzelaufzeichnung und sinnvollen PLU-StrukturDiese Vorgänge gehören in den Abnahmetest
Bar- und Kartenzahlung
Storno und Rabatt
verschiedene Steuersätze
Scanner- und Waagenartikel
Bon und Tagesabschluss
TSE und DSFinV-K-Export
DATEV-Export für die Buchhaltung
Datensicherung und Wiederherstellung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Wechsel gemeinsam vorbereiten
Beschreiben Sie Ihr aktuelles System, Ihre Geräte und Ihren Verkaufsalltag. PTM zeigt Ihnen die passenden nächsten Schritte.
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